Home > Sistem Informasi Korporat > Jawaban Kasus Kehilangan Laptop Pak Beno

Jawaban Kasus Kehilangan Laptop Pak Beno

Contoh kasus kehilangan laptop dan data Pak Beno untuk keperluan bisnis di tempat peristirahatan dari Bandung menuju Jakarta.

1. Menurut Anda, apa yang seharusnya dilakukan Pak Beno dalam meminimalisir dampak kehilangan laptop tersebut terhadap bisnisnya?

Jawab:

Kita perlu menyadari bahwa segala benda di dunia ini memiliki resiko untuk mengalami kerusakan/kehilangan. Oleh karena itu, kita perlu menganalisa resiko-resiko apa aja yang ada, berapa besar peluang resiko tersebut terjadi, beserta berapa besar kerugian yang akan dialami. Untuk resiko-resiko yang dapat menimbulkan kerugian besar ataupun memiliki peluang tinggi, kita perlu menyiapkan rencana antisipasi agar kegiatan bisnis kita jangan sampai terlalu banyak terganggu apabila resiko tersebut terjadi.

Apa yang Pak Beno harus lakukan adalah antisipasi/tindakan preventif sebelum kejadian (before incident), corrective action (during incident), dan take the risk (after incident). Berikut tindakan yang seharusnya dilakukan Pak Beno dalam meminimalisir dampak kehilangan laptop tersebut terhadap bisnisnya dalam tiga bagian:

  • Before incident (Preventive)

Kehilangan laptop bukan hanya kehilangan harta benda berupa laptop tetapi kehilangan data-data penting yang tersimpan di dalamnya. Langkah preventif yang dapat dilakukan dari kehilangan data-data penting dan dokumen-dokumen penting perusahaan adalah dengan membuat rekapan (copy) dari data-data dan dokumen-dokumen tersebut. Data-data softcopy dapat di-copy sedangkan dokumen dapat di-scan dan disimpan ke dalam flash disk atau bahkan hard disk eksternal. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, data-data sangat mungkin disimpan di server sehingga dimana pun Pak Beno membutuhkan data tersebut maka data tersebut dapat diakses secara online menggunakan internet. Sarana penyimpanan bisa di email, website, atau database.

Selain itu, laptop dan barang berharga lainnya seharusnya dibawa dan tidak ditinggal di dalam mobil. Langkah preventif lainnya adalah melengkapi mobil dengan security alarm.

  • During incident (Corrective action)

Sesekali memantau ke arah mobil di parkir sebagai bentuk jaga-jaga/ hati-hati.

  • After incident (take the risk)

Pak Beno tepat dengan melaporkan kejadian ini ke pihak keamanan rest area. Langkah selanjutnya adalah mencari sumber lain untuk mendapatkan data atau dokumen penting perusahaan tersebut dengan mengakses internet jika data disimpan di server/email, atau dengan menghubungi rekannya di Bandung untuk memintanya mengirimkan data/dokumen tersebut melalui email atau sarana internet lainnya sehingga Pak Beno dapat mengaksesnya dan presentasi produk dengan klien tetap terlaksana.

2. Apakah usulan prosedur yang dapat Anda ajukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas penanganan kasus kehilangan yang dialami Pak Beno?

Jawab:

      Prosedur dapat dipersingkat dengan mengurangi proses yang berulang yaitu tanya jawab mengenai kasus kehilangan laptop tersebut dan pembuatan Berita Acara Pemeriksaan (BAP). Prosedur yang saya ajukan adalah Pak Beno cukup melaporkan kejadian kehilangan laptop hanya ke pihak keamanan rest area, dan Pak Beno tidak perlu bulak-balik ke Kantor Polsek dan TKP. Berikut rincian prosedurnya:

  • Memberikan keterangan kepada pihak keamanan rest area perihal kronologis kejadian yang dialami.
  • Pihak keamanan rest area mencatat kronologis berita acara kehilangan tersebut dan informasi dari saksi yang melihat kejadian tersebut ke sistem terpusat.
  • Polsek yang membawahi rest area tersebut langsung aware dengan berita acara kehilangan yang baru masuk dan mem-follow up-nya dengan bagian reserse untuk melakukan olah TKP (Tempat Kejadian Perkara) dan pengambilan barang bukti di lokasi kejadian, serta melakukan penyelidikan saat itu juga, sehingga dapat dilakukan aksi segera untuk menyelesaikan perkara. Jika waktu dapat diefesiensikan maka kemungkinan tertangkapnya pelaku semakin besar karena pelaku belum lari jauh dan kondisi di lokasi kejadian tidak banyak berubah sehingga memudahkan dalam penyelidikan kasus.

 

3. Bagaimana solusi TI dalam mempercepat pelayanan untuk kasus kehilangan yang dialami Pak Beno? Berikan jawaban Anda disertai analisis untuk memperkuat argumentasi Anda!

Jawab:

Kepolisian/keamanan masyarakat di Indonesia memang bersifat hirarki dan kompleks yang ditunjukkan dengan kapasitasnya yang besar dan lamban dalam penanganan masalah. Sehingga dalam hal ini, kepolisian/keamanan masyarakat perlu berubah menjadi On Demand Enterprise dengan menerapkan TI yaitu Enterprise Resource Planning (ERP).  Perubahan ke dalam bentuk On Demand Enterprise ini akan membuat kepolisian yang berkapasitas besar untuk tetap lincah.

Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP, mengharuskan setiap bagian untuk mengirimkan informasi pada satu sumber. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data mereka pada server. Penerapan Teknologi Informasi melalui pelaksanaan sistem manajemen ERP membuktikan menghasilkan efisiensi biaya, waktu dan tenaga. Selain faktor efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, penerapan ERP juga dapat membantu pelaksanaan dan pendokumentasian komunikasi internal antar bagian.

Dalam mempercepat pelayanan untuk kasus kehilangan yang dialami Pak Beno, pihak keamanan di seluruh Indonesia perlu terpusat atau menjadi On Demand Enterprise. Sehingga Pak Beno tidak perlu menghabiskan waktu sekitar 1 jam untuk membuat laporan di rest area, 30 menit di Kantor Polsek, dan 45 menit plus 90 menit untuk penyidikan dengan Bagian Reserse. Dimana banyak waktu yang terbuang karena kebanyakan pengulangan proses yaitu pembuatan Berita Acara Pemeriksaan (BAP).

  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: