Home > Sistem Informasi Korporat > APA YANG HARUS DILAKUKAN OLEH SEBUAH LEMBAGA PENDIDIKAN SEPERTI PPM JIKA INGIN MENJADI ON-DEMAND ENTERPRISE

APA YANG HARUS DILAKUKAN OLEH SEBUAH LEMBAGA PENDIDIKAN SEPERTI PPM JIKA INGIN MENJADI ON-DEMAND ENTERPRISE

30 December 2010

Pengantar On-Demand Enterprise

Perkembangan teknologi informasi yang kecepatannya eksponensial saat ini menuntut setiap organisasi untuk beradaptasi dengan teknologi terbaru. Oleh sebab itu, sistem informasi yang telah dimiliki perusahaan selalu perlu diperbaiki kinerjanya. Dalam menganalisa kebutuhan ini, saya mencoba melihat dari dua buah sisi: besarnya manfaat atau benefit yang akan didapatkan perusahaan, tingkat perubahan manajemen internal perusahaan yang harus dijalani (business transformation), dan penggunaan teknologinya.

 Ada tiga jenis perubahan sistem informasi suatu organisasi, yaitu:

  1. “Localised Exploitation” yaitu perubahan sistem informasi hanya terjadi di sebuah fungsi atau departemen di dalam organisasi. Contoh Sekretariat STM PPM ingin menerapkan Sistem Aplikasi Nilai Mahasiswa sebagai pengganti sistem manual yang saat ini dipergunakan. Otomatis proses dan prosedur baru sehubungan dengan diimplementasikannya aplikasi ini hanya diperuntukkan bagi para karyawan di Sekretariat STM PPM bagian penilaian. Dampaknya pun secara langsung hanya akan dinikmati oleh Sekretariat, tidak secara signifikan berpengaruh ke seluruh fungsi-fungsi yang ada di STM PPM. Akan tetapi dari segi resiko, perubahan ini dapat secara “aman” dilakukan karena ruang lingkupnya yang terbatas.
  2.  “internal integration” merupakan perubahan yang terjadi, dimana tujuan utama adalah untuk melakukan integrasi antar fungsi-fungsi atau departemen-departemen yang ada dalam perusahaan. Dalam teori organisasi modern, perusahaan yang ingin berkembang saat ini harus merubah filosofi cara memandang aktivitas internal perusahaan, dari yang berbasis hirarki (atau fungsional) untuk keperluan manajemen internal, menjadi berbasis proses yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Contohnya adalah penerapan Sistem Informasi Jadwal Perkuliahan yang secara langsung akan berdampak pada paling tidak empat bagian, yaitu Dosen, Mahasiswa, Sekretariat, dan Logistik. Analoginya adalah saat membuat jadwal untuk satu mata kuliah katakan saja Service Marketing maka harus disesuaikan dengan ketersediaan, expertise, dan jadwal mengajar dosen untuk mata kuliah tersebut. Karena tidak semua dosen dapat mengajar mata kuliah Service Marketing. Selain itu, mahasiswa juga mempunyai mata kuliah selain Service Marketing sehingga diperlukan penyesuaian waktu perkuliahan sehingga tidak ada bentrok jam kuliah untuk mahasiswa yang bersangkutan misalnya WM63. Untuk mengadakan kuliah juga diperlukan ruangan sehingga diperlukan informasi ruangan yang kosong untuk tanggal dan waktu perkuliahan tersebut dengan bagian Logistik. Tanggung jawab ini merupakan tanggung jawab Sekretariat sehingga Sistem Informasi Jadwal Perkuliahan berdampak langsung pada empat bagian, yaitu Dosen, Mahasiswa, Sekretariat, dan Logistik.Secara langsung, pengenalan aplikasi baru ini akan merubah cara kerja beberapa bagian sekaligus. Proses dan prosedur kerja secara efisien dan efektif akan tercapai jika keempat bagian/divisi di atas terintegrasi dengan baik. Untuk jenis perubahan “internal integration” ini, manfaat yang didapatkan akan lebih besar dibandingkan dengan “localised exploitation” karena sudah melibatkan beberapa fungsi dalam organisasi. Demikian pula dengan resiko yang dihadapi akan lebih besar, mengingat mengintegrasikan beberapa buah fungsi organisasi yang memiliki karakteristik dan obyektivitas berbeda bukanlah suatu hal yang mudah.
  3. Business Process Reengineering (BPR)” merupakan perubahan besar-besaran dan secara mendasar dalam organisasi, sehingga resiko yang dihadapi juga sangatlah besar. Namun, perusahaan yang berhasil menjalani program BPR dengan sukses, manfaat atau benefit yang diperoleh pun besar. Perubahan inilah yang mengarahkan organisasi menjadi On-Demand Enterprise dengan penggunaan teknologi informasi yang dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). Aplikasi yang mengusung konsep ERP adalah SAP, BAAN, Oracle, dan PeopleSoft. Aplikasi yang paling sering digunakan adalah SAP (kepanjangan: Systems Applications and Products in Data Processing).

 

Perubahan PPM menjadi On-Demand Enterprise

 Perubahan organisasi untuk menjadi On-Demand Enterprise menyebabkan organisasi menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan, serta menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien. Karena organisasi berbasis on-demand memiliki data yang tersedia dari berbagai bisnis unit dan departmen yang akan terintegrasi dan dapat diakses secara real time sesuai dengan kewenangannya, sehingga data dapat dimanfaatkan secara optimal dengan akurat.

 Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP, mengharuskan para karyawan untuk mengirimkan informasi pada satu sumber. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap bagian mengirimkan datanya pada tempat ini. Gambar di bawah menggambarkan data masing-masing divisi/departemen yang terintegrasi pada sebuah server dalam bisnis unit PPM tertentu. Kemudian data masing-masing unit bisnis PPM juga terintegrasi menjadi satu.

Organisasi berbasis on-demand juga mengintegrasikan proses bisnisnya mulai dari internal perusahaan hingga ke supplier dan konsumen, dimaksudkan agar terjadi peningkatan dalam pelayanan. Terintegrasinya sistem juga diharapkan meningkatkan koordinasi antar bagian di organisasi serta menekan terjadinya mis-information, karena dokumentasi yang berbeda. Oleh karena itu, dibutuhkan teknologi yang mengikuti standar, memungkinkan integrasi dari berbagai aplikasi, software dan hardware dengan membuat system management-nya menjadi sederhana dan otomatis serta tahan terhadap berbagai perubahan proses bisnis yang terjadi.

 Selain penerapan organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dengan lebih cepat dan akurat, melalui penerapan ERP organisasi dapat melakukan efisiensi dan berbagai penghematan dalam operasionalnya. Namun, terdapat resiko yang besar juga dalam penggunaan pendekatan ini. Untuk meminimalisasi resiko tersebut, maka organisasi perlu berkomitmen penuh dan fokus pada proyek implementasi ERP. Karena kesadaran organisasi untuk merubah proses bisnisnya menjadikan proses perubahan lebih efisien.

 Untuk mengubah organisasi menjadi On-Demand Enterprise tidaklah cukup dengan memiliki situs di internet dan integrasi proses internal organisasi. Akan tetapi, pengunjung dan pengguna jasa yaitu mahasiswa dapat mengakses informasi yang dibutuhkan secara online, misalkan mengakses jadwal kuliah, mengakses nilai mahasiswa yang bersangkutan, membayar biaya kuliah, dan sebagainya.

 Implementasi perubahan ini lebih kompleks karena memerlukan integrasi yang menyeluruh terhadap proses bisnis dalam organisasi tersebut. Mulai dari integrasi pendaftaran mahasiswa baru, penerimaan mahasiswa baru, perkuliahan, kelulusan mahasiswa, kerja praktek, proses pembayaran biaya kuliah hingga proses penagihan. Integrasi yang dilakukan juga termasuk unit bisnis PPM yang lain, partner dan supplier-nya.

 Berikut gambaran unit bisnis di PPM:

Integrasi dengan unit bisnis PPM yang lain seperti Konsultan dan Training disebabkan dosen pengajar mempunyai tugas lain selain mengajar, bahkan beberapa dosen pengajar mempunyai main job desc sebagai trainer atau konsultan. Hubungan dengan supplier juga diperlukan untuk mempercepat dalam penyediaan alat-alat kantor seperti alat tulis kantor maupun untuk percetakan atau fotokopi.  Hubungan dengan partner yaitu perusahaan besar di Indonesia yang telah menjadi klien PPM dalam bisnisnya sebagai penyedia jasa training maupun konsultansi, dapat menjadi tempat kerja praktek bagi mahasiswa Wijawiyata Manajemen (WM) PPM. Setelah mahasiswa lulus pun dapat disalurkan ke perusahaan-perusahaan partner PPM yang sedang membutuhkan tenaga kerja baru.

 Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) yang mengintegrasikan seluruh elemen-elemen pada organisasi termasuk unit-unit bisnis lain, diharapkan akan meningkatkan kompetensi perusahaan dan secara otomatis akan meningkatkan pelayanan. Berikut gambaran divisi/departemen yang saling berhubungan dalam memberikan jasa pendidikan pada lembaga pendidikan seperti PPM:

Dengan penerapan ERP, PPM menjadi On-Demand Enterprise yang menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) , yaitu calon mahasiswa, dosen, mahasiswa, administrasi, dan perusahaan pengguna lulusan. Efisiensi biaya, waktu dan tenaga dalam penerapan Teknologi Informasi juga diperoleh melalui pelaksanaan sistem manajemen ERP.

 Gambar di bawah ini menunjukkan proses bisnis yang terjadi di dalam jasa pendidikan:

Proses bisnis di atas dengan mudah dapat diakses dan diolah oleh pihak-pihak yang berkepentingan melalui sistem yang terpusat secara online. Sehingga proses administrasi maupun proses lainnya bisa dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Informasi yang tersimpan pun dapat diandalkan keakuratannya, tidak duplikasi, pemrosesan data yang cepat, mengurangi biaya, memudahkan adaptasi terhadap perubahan bisnis, dan meningkatkan skalabilitas struktur sistem.

 Implementasi Perubahan Organisasi

 Implementasi perubahan orgasisasi sebuah lembaga pendidikan seperti PPM menjadi on-demand enterprise, disarankan dengan mengembangkan IT secara bertahap mulai dari integrasi internal. Sistem informasi secara online yang dibangun menghubungkan antar departemen kemudian antar unit bisnis menjadi tersentralisasi serta membangun sistem jaringan yang handal untuk mendukung pembangunan sistem tersebut.

 Untuk menyukseskan proses perubahan organisasi, maka organisasi perlu membentuk tim pilot ERP yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses dan kultur budaya kerjanya. Tim ini bertanggungungjawab langsung kepada dewan direksi organisasi.

Organisasi juga perlu mensosialisasikan perubahan dan menjalankan manajemen perubahan (Change Management) kepada seluruh karyawan. Dimana karyawan menyesuaikan dengan bentuk organisasi yang baru dan mempergunakan seluruh aplikasi yang telah dipilih di setiap proses bisnis. Dalam perubahan cara kerja karyawan menjadi menggunakan teknologi informasi yang terintegrasi diperlukan training/pelatihan penggunaan sistem kepada karyawan selama seminggu, yang selanjutnya diadakan monitoring terhadap penggunaan sistem informasi baru ini di semua bagian dan bisnis unit PPM. Sistem reward dan punishment dapat diterapkan untuk masing-masing divisi/departemen untuk mempercepat proses perubahan. Tingkatkan juga ‘buy in’ sehingga mengindari munculnya resistensi untuk berubah dari para karyawan.

 Selanjutnya, organisasi juga perlu melakukan evaluasi secara komprehensif, terstruktur dan sistematis, sehingga hasilnya dapat digunakan sebagai suatu landasan/dasar proses perencanaan guna mencapai tujuan yang diinginkan, peningkatan kualitas jurusan/departemen/fakultas dan program-programnya.

 Dari sisi teknologi informasi, disarankan basis data yang dirancang akan terintegrasi dan memiliki format data yang sama sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan dapat digunakan pada setiap unit bisnis yang berbeda. Integrasi aplikasi ERP disarankan berbasis web sehingga mempermudah pengontrolan dalam pembuatan SAP, karena tidak ada basis data yang perlu didistribusikan dan basis data dapat dikontrol secara terpusat dan aplikasi dapat diakses melalui internet dimanapun dan kapanpun. Aplikasi ERP berbasis web juga dapat dikembangkan dengan modul WAP untuk mendukung kemudahan bagi pengguna sistem dalam mengakses informasi menggunakan sms melalui handphone pribadi.

%d bloggers like this: